Achizițiile publice reprezintă un proces complex și strict reglementat, iar instituțiile publice (autoritățile contractante) se confruntă adesea cu dificultăți în gestionarea eficientă a procedurilor. Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice impune respectarea unor principii fundamentale – transparență, tratament egal, nediscriminare, proporționalitate și asumarea răspunderii – în toate etapele atribuirii contractelor.
Nerespectarea acestor principii și a regulilor legale atrage riscuri semnificative: proceduri anulate, sancțiuni financiare sau chiar răspundere juridică.
De exemplu, atribuirea unui contract fără publicarea prealabilă a anunțului obligatoriu în SEAP constituie contravenție (conform art. 224 din Legea 98/2016) și se sancționează cu amendă între 5.000 și 30.000 lei. Greșelile în aplicarea legislației pot aduce corecții financiare din partea organismelor de control (ANAP, Curtea de Conturi, Comisia Europeană), contestații soldate cu anularea licitațiilor și întârzieri majore, ori alte penalizări pentru conflicte de interese sau lipsă de transparență.
În acest context, externalizarea activităților de achiziții publice către o firmă specializată în consultanță SEAP a devenit o soluție tot mai frecvent aleasă. Colaborarea cu un expert achiziții publice extern (consultant specializat) oferă instituțiilor publice acces la cunoștințe de nișă și suport dedicat, asigurând derularea achizițiilor în mod legal, eficient și cu riscuri mult diminuate. Mai jos analizăm principalele motive pentru care o astfel de colaborare este benefică, cu referințe la cadrul legal aplicabil și la avantajele concrete pentru instituții.
Acces la expertiză actualizată în achiziții publice
Legislația achizițiilor publice este într-o continuă schimbare și devine din ce în ce mai tehnică. Un expert licitații extern este permanent la curent cu modificările legislative și cu normele metodologice în vigoare. De pildă, specialiștii cunosc în detaliu Legea 98/2016 și toate actualizările sale recente – cum ar fi modificările introduse prin O.U.G. nr. 52/2024 – asigurând aplicarea corectă a noilor reguli. Această actualizare continuă este dificil de realizat intern, mai ales în instituțiile cu personal redus, dar vine în mod natural pentru o firmă de consultanță achiziții publice a cărei activitate de bază este tocmai monitorizarea și implementarea noilor cerințe legale.
În plus, un consultant extern are experiență practică acumulată din multiple proceduri de achiziție derulate în diverse domenii. Această experiență înseamnă că știe cum să abordeze situații complexe, să prevadă probleme și să ofere sfaturi strategice privind alegerea procedurii de atribuire potrivite, reducând riscul de erori sau contestații ulterioare. Fără o astfel de expertiză specializată, autoritățile contractante riscă să comită greșeli care pot cauza întârzieri, sancțiuni sau chiar anularea procedurilor de achiziție. Astfel, accesul la know-how-ul și competențele unui consultant SEAP profesionist se traduce direct în conformitate legală și evitarea situațiilor neplăcute.
Reducerea riscurilor de neconformitate și a sancțiunilor
Procedurile de achiziție publică implică o birocrație complexă: anunțuri în SEAP, documentații de atribuire stufoase, termene stricte, clarificări solicitate de ofertanți, evaluări și decizii justificative, raportul procedurii etc. Orice abatere de la aceste cerințe poate reprezenta o neconformitate. Legea 98/2016 prevede că orice încălcare a legislației achizițiilor care afectează principiile generale (precum transparența și tratamentul egal) constituie contravenție. Mai mult, normele de aplicare detaliază obligațiile autorităților contractante în toate etapele, creând un cadru procedural strict. Navigarea în siguranță prin acest hățiș normativ este esențială pentru a evita sancțiunile.
Un consultant în achiziții publice dedicat reduce considerabil riscul de neconformitate. Prin externalizare, instituția se asigură că documentația de atribuire este corect întocmită și completă, respectând integral cerințele legale și de transparență. De asemenea, consultantul verifică încă din faza de pregătire că specificațiile tehnice, criteriile de calificare și criteriile de evaluare sunt formulate corect și obiectiv – evitând situațiile în care procedura ar putea fi anulată din cauza cerințelor neconforme sau a aplicării greșite a factorilor de evaluare. Acest lucru este crucial, întrucât legea sancționează explicit, de exemplu, folosirea unor criterii de atribuire nepermise sau aplicarea incorectă a criteriilor de evaluare.
Un alt avantaj major îl reprezintă gestionarea contestațiilor. În cazul în care apar contestații din partea ofertanților nemulțumiți, un expert extern poate pregăti răspunsuri argumentate juridic și documentația necesară pentru apărarea deciziilor autorității contractante. Astfel de specialiști au adesea experiență în fața CNSC (Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor) și cunosc practicile uzuale, ceea ce mărește șansa ca procedura de atribuire să fie menținută fără întârzieri suplimentare. În plus, un consultant poate identifica din timp potențiale conflicte de interese sau probleme de integritate și le poate remedia, prevenind sancțiuni severe asociate acestor aspecte.
Nu în ultimul rând, colaborarea cu o firmă de consultanță specializată oferă siguranță în fața controalelor. Instituțiile publice sunt supuse auditului Curții de Conturi și verificărilor ANAP; un dosar de achiziție întocmit impecabil de un expert va trece cu succes aceste controale, ferind instituția de note negative, măsuri corective ori pierderea finanțărilor (de exemplu, în cazul proiectelor cu fonduri europene). Astfel, externalizarea achizițiilor reduce substanțial expunerea la riscuri birocratice și financiare.
Eficientizarea procesului și optimizarea resurselor interne
Pe lângă conformitate, eficiența operațională este un motiv important pentru externalizare. Procedurile de achiziție pot consuma mult timp și resurse umane, de la redactarea fișelor de date și încărcarea anunțurilor în SEAP, până la evaluarea ofertelor și comunicarea cu participanții. Multe instituții se confruntă cu personal insuficient sau supraîncărcat, uneori un singur angajat fiind responsabil și de achiziții, pe lângă alte atribuții. Conform normelor în vigoare (H.G. 395/2016, art. 2 alin. (1)), o autoritate contractantă ar trebui ideal să aibă un compartiment intern de achiziții cu minimum trei persoane specializate. În practică însă, puține instituții mici își permit un asemenea departament dedicat. Aici intervine externalizarea: este o modalitate de a obține aceeași funcție de specialitate fără a angaja personal permanent.
Apelând la consultanță achiziții publice externalizată, instituția plătește doar pentru serviciile de care are nevoie, atunci când are nevoie. Se evită astfel costurile salariale permanente pentru un întreg departament intern, precum și cheltuielile cu pregătirea continuă a angajaților în domeniul achizițiilor. Un consultant extern bine pregătit poate prelua rapid sarcinile, scurtând durata de pregătire și publicare a unei licitații. Experiența sa se traduce în rapiditatea realizării procedurii, eliminând timpii morți și întârzierile inutile. De exemplu, un expert extern are șabloane și modele de documente gata verificate, știe exact pașii din SEAP, astfel încât poate lansa anunțul de participare mult mai prompt decât un angajat nespecializat care ar trebui să învețe pe parcurs.
Totodată, firmele de consultanță dispun de tehnologii și instrumente moderne (softuri de management al achizițiilor, baze de date cu furnizori, semnături electronice etc.) care permit derularea procedurilor în mod eficient și digitalizat. Acolo unde instituțiile s-ar lovi de dificultăți tehnice sau ar investi suplimentar în astfel de instrumente, consultantul le pune la dispoziție ca parte din serviciu. În plus, el se ocupă de administrarea contului SEAP al instituției: publicarea documentației de atribuire, transmiterea și centralizarea răspunsurilor la solicitările de clarificări ale operatorilor economici, precum și gestionarea eventualelor contestații în sistemul online. Practic, instituția „scapă de stresul” operării în platforma SEAP zi de zi, delegând această responsabilitate specialiștilor. Întregul proces devine mai fluent, iar personalul intern al autorității contractante își poate concentra eforturile către activitățile de bază (strategice sau de furnizare a serviciilor publice), știind că achizițiile sunt în mâini bune.
Asigurarea transparenței și a corectitudinii procedurale
Un beneficiu important al colaborării cu experți externi este creșterea transparenței și a corectitudinii în procesul de achiziție. Fiind parte terță, fără interese în cadrul instituției, consultantul asigură o supervizare neutră a procedurii, eliminând riscurile de favoritism sau influențe indebite. Documentațiile de atribuire vor fi întocmite clar și detaliat, astfel încât orice operator economic interesat să înțeleagă exact cerințele și să poată depune oferta în condiții de egalitate. Un limbaj ambiguu sau cerințe tehnice restrictive pot descuraja ofertanții ori pot favoriza inconștient anumiți furnizori; expertul în achiziții are rolul de a preveni asemenea situații, conformându-se principiilor din Legea 98/2016 privind tratamentul egal și concurența deschisă.
Mai mult, consultantul extern va recomanda criterii de calificare și criterii de atribuire obiective și cuantificabile, evitând elementele subiective care ar putea fi ulterior contestate. În evaluarea ofertelor, dacă instituția solicită, consultantul poate participa ca expert cooptat alături de comisia de evaluare (practica de a include experți externi în comisii este permisă de lege). Astfel, se asigură că evaluarea tehnică și financiară a ofertelor se face corect, pe baza documentației și a criteriilor prestabilite, reducând riscul unor decizii eronate. O evaluare riguroasă și imparțială duce la atribuirea contractului către ofertantul potrivit fără a lăsa spațiu pentru suspiciuni sau reclamații întemeiate.
Transparența sporită are efecte benefice directe: instituția poate atrage mai mulți ofertanți competenți atunci când aceștia au încredere că procesul este corect și bine organizat. Concurența reală între ofertanți se traduce de regulă în prețuri mai bune și soluții de calitate superioară pentru autoritatea contractantă. În esență, prin consultanța de achiziții publice externalizată, se creează un cerc virtuos: proceduri derulate corect → mai multă competiție și transparență → rezultate contractuale mai avantajoase pentru instituție.
Cadru legal și bune practici pentru externalizare
Este important de subliniat că utilizarea unui consultant SEAP în achiziții publice este perfect legală și susținută de cadrul normativ actual. Legea 98/2016 definește noțiunea de „activități de achiziție auxiliare” exact ca servicii de asistență și consiliere oferite autorităților contractante în vederea pregătirii și derulării procedurilor de achiziție publică, inclusiv pregătirea și administrarea procedurilor de atribuire în numele și beneficiul autorității contractante. Mai mult, Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 (Normele metodologice de aplicare a Legii 98/2016) explicitează faptul că autoritatea contractantă are dreptul de a achiziționa servicii de consultanță, denumite servicii auxiliare ale achiziției, pentru a sprijini activitatea compartimentului intern de achiziții în toate etapele procesului, de la planificare și până la executarea contractului, inclusiv în ceea ce privește comisia de evaluare și soluționarea contestațiilor. Cu alte cuvinte, legea însăși recunoaște și încurajează, implicit, apelarea la expertiză externă acolo unde este nevoie, ca pe o măsură de bune practici menită să asigure legalitatea și eficiența achizițiilor.
De asemenea, conform acelorași norme, instituțiile publice pot combina munca propriului compartiment de achiziții cu servicii externe de consultanță. Consultantul nu înlocuiește responsabilitatea autorității contractante, ci o suplinește și completează, oferind personalului intern ghidare și ajutor specializat. În final, deciziile rămân ale comisiei de evaluare și ale conducerii instituției, însă acestea se bazează pe documentații și analize întocmite corect, cu respectarea rigorilor legale.
Concluzie
Pentru orice instituție publică, conformarea cu cerințele legale și obținerea celor mai bune rezultate din procedurile de achiziții publice sunt priorități de prim rang. Externalizarea achizițiilor către o firmă specializată de consultanță SEAP reprezintă o investiție într-o derulare profesionistă a licitațiilor, care se amortizează prin evitarea erorilor costisitoare, economisirea de timp și bani și îmbunătățirea calității contractelor încheiate. Colaborarea cu un expert achiziții publice aduce cunoștințe aprofundate, metodologii eficiente și un nivel suplimentar de siguranță juridică pentru autoritatea contractantă. În lumina beneficiilor prezentate – de la reducerea riscurilor birocratice și până la optimizarea resurselor interne – devine clar că externalizarea achizițiilor publice nu este doar o opțiune comodă, ci adesea o necesitate strategică pentru instituțiile publice moderne, asigurând eficiența și integritatea procesului de achiziție de la început până la sfârșit.
Sursa foto: infomedpro.ro
