După ce ai terminat cu actele și firma poate începe să funcționeze, apar repede deciziile financiare care vor conta în activitatea de zi cu zi. Unde încasezi banii, cum urmărești facturile, când plătești taxele, cât poți cheltui într-o lună și ce sumă trebuie să rămână disponibilă pentru următoarea.
La început, numărul de operațiuni poate fi mic și toate acestea par ușor de ținut minte. Pe măsură ce apar mai mulți clienți, furnizori și cheltuieli recurente, însă, lipsa unui sistem începe să consume timp și poate face mai greu de urmărit situația financiară a firmei.
Alege un cont care preia din munca administrativă
Primul pas este să alegi unde vei gestiona încasările și plățile firmei. În ecosistemul Grupului FILBO, prin compania FILBO PAY SA, instituție emitentă de monedă electronică reglementată de Banca Națională a României, antreprenorii pot avea un cont cu IBAN propriu românesc, din care pot gestiona operațiunile financiare ale afacerii.
Din aplicația FILBO poți încasa bani și face plăți către furnizori, angajați sau stat. Unul dintre avantajele utile în activitatea de zi cu zi este că facturile primite prin SPV, în sistemul ANAF eFactura, pot fi aduse direct în aplicația mobilă. Astfel, le poți vedea și plăti fără să treci de fiecare dată prin mai multe platforme.
Pentru plata unei facturi, date precum IBAN-ul, suma și descrierea pot fi preluate automat, astfel încât să nu fie nevoie să le introduci manual la fiecare ordin de plată. În funcție de serviciile folosite, pot fi disponibile și funcționalități precum plata mai multor facturi sau automatizarea plății la data scadentă.
Contul poate fi solicitat online de administratorul legal, cetățean român, pentru un SRL, SA, PFA, II sau IF înregistrat în România. Poți aplica imediat după ce ai deschis afacerea și ai documentele necesare, dacă sunt îndeplinite criteriile aplicabile. Pachetul de bază are 0 lei cost lunar de administrare, indiferent de rulaj sau de vechimea afacerii.
Dacă firma este la început și cauți o soluție prin care să gestionezi încasările, plățile și facturile într-un singur loc, poți vedea ce funcționalități sunt disponibile pentru un cont firma online oferit în ecosistemul FILBO.
Merită să verifici și cum primești extrasele de cont, cât de ușor le poți genera atunci când are nevoie contabilul și ce costuri se aplică operațiunilor pe care estimezi că le vei face cel mai des. Diferențele dintre conturi devin mai vizibile atunci când le compari pe baza unei luni obișnuite de activitate, nu doar după prețul afișat în ofertă.
Fă-ți un buget pentru funcționarea firmei, nu doar pentru lansare
Costurile de început sunt ușor de observat: înființarea, eventualele echipamente, amenajarea spațiului sau primele materiale. Mai important pe termen lung este cât te costă firma în fiecare lună după ce începe activitatea.
Contabilitatea, chiria, abonamentele, salariile, taxele, furnizorii sau serviciile pe care le folosești recurent trebuie puse într-un buget separat de cheltuielile inițiale.
Este util să calculezi o sumă minimă de care firma are nevoie lunar chiar și într-o perioadă cu vânzări mai slabe. Astfel, atunci când apare o investiție sau o cheltuială neprevăzută, poți vedea mai repede cât poți folosi fără să afectezi funcționarea curentă.
Urmărește când încasezi, nu doar cât facturezi
Primele vânzări pot crea impresia că lucrurile merg exact conform planului, dar valoarea facturilor emise și banii disponibili în cont nu sunt același lucru. Dacă un client plătește la 30 de zile, iar furnizorii sau taxele au scadențe mai apropiate, poate apărea un decalaj chiar și într-o perioadă bună.
De aceea, merită să urmărești separat facturile emise, încasările efective și plățile care urmează. Pentru o firmă mică, un calendar simplu actualizat periodic poate fi suficient pentru a vedea din timp săptămânile în care ies mai mulți bani decât intră.
Acest obicei devine cu atât mai important pe măsură ce crește numărul de clienți și nu mai poți ține toate termenele de plată doar din memorie.
Pune deoparte banii pentru cheltuielile previzibile
Nu toate cheltuielile apar lunar în aceeași valoare, dar multe dintre ele pot fi anticipate. Taxele, anumite abonamente, asigurările, chiria sau plățile către furnizori nu ar trebui să devină urgențe doar pentru că scadența lor nu coincide cu o încasare importantă.
O rezervă pentru costurile recurente te ajută să gestionezi mai ușor lunile în care clienții plătesc mai târziu sau apar cheltuieli suplimentare.
Ideea nu este să blochezi cât mai mulți bani în cont, ci să știi ce parte din sold este disponibilă pentru noi cheltuieli și ce parte trebuie păstrată pentru obligațiile pe care deja știi că le vei avea.
Păstrează de la început o evidență clară a banilor firmei
O evidență clară a încasărilor, cheltuielilor și obligațiilor nu este utilă doar pentru contabilitate. Pe măsură ce firma crește, istoricul financiar te ajută să înțelegi dacă o investiție poate fi susținută din resurse proprii sau dacă are sens să folosești o sursă externă de finanțare.
FILBO oferă soluții de finanțare pentru firme, atât pentru capital de lucru, cât și pentru investiții. În funcție de nevoia și profilul afacerii, există variante precum Creditul Super Rapid de până la 60.000 RON, finanțări cu Garanții Europene de până la 246.000 RON și finanțări cu Garanții Materiale de până la 600.000 RON.
Pentru Creditul Super Rapid de până la 60.000 RON, procesul de aplicare este 100% online, iar răspunsul poate fi primit în maximum 24 de ore de la aplicare. Creditul Super Rapid poate fi rambursat în maximum 24 de luni. Pentru finanțările mai mari, aplicarea se face tot online, iar un consultant FILBO te poate ghida în proces. În funcție de destinația finanțării, perioada de rambursare poate ajunge până la 60 de luni.
Pentru finanțarea cu Garanții Europene, firma trebuie să aibă mai puțin de 10 angajați și o cifră de afaceri de cel mult 2 milioane de euro. Aceste două limite nu se aplică finanțărilor cu Garanții Materiale.
Finanțarea se adresează afacerilor care au deja un istoric. Printre condițiile minime se numără cel puțin 12 luni de activitate în care firma înregistrează venituri constante și faptul că solicitantul este administrator implicat direct în afacere. De asemenea, nu trebuie să existe procese de executare silită, incidente de plată sau apariții negative în Biroul de Credit ori Centrala Riscurilor de Credit. Condițiile complete și suma care poate fi acordată depind de soluția de finanțare aleasă și de analiza afacerii.
Banii pot fi folosiți, în funcție de produs, pentru nevoi precum stocuri, materii prime, taxe, chirie, salarii, echipamente sau alte cheltuieli și investiții necesare activității. Dacă firma a ajuns în această etapă, poți analiza ce tip de credit firma se potrivește nevoii și capacității sale de rambursare.
Important este ca finanțarea să pornească de la o nevoie concretă și de la ceea ce poate susține firma. Cu cât cunoști mai bine ritmul încasărilor, cheltuielile recurente și lichiditatea de care ai nevoie pentru activitatea curentă, cu atât poți evalua mai bine impactul unei rate asupra bugetului.
Primele luni ale unei firme sunt perioada în care îți formezi modul de lucru pe care îl vei folosi mai târziu, când activitatea devine mai complexă. Un cont care reduce operațiunile manuale, un buget lunar, scadențe urmărite și o evidență clară a banilor care intră și ies fac administrarea financiară mai simplă pe măsură ce firma crește.
Sursa foto: Magnific.com
